【行銷手札】不想懂但要懂的「公文應對」準則

By 布蘭特大叔 - 星期四, 7月 04, 2019

公司、機關公文往來


如果你的服務對象不是政府機關、公司行號、協會,本篇其實可以略過。

「公文」是現代中文裡,少數形式比較嚴謹,且閱讀及書寫上比較接近文言文的文章結構。很多人可能一輩子都不需要面對它,但需要接觸到公文流程的人,還是要能懂得意思和寫作得體。



------------------------------------------------------------------------------ 公文結構


不管再複雜的公文內容,製作時不外乎區分為「主旨」、「說明」、「辦法」三部分,搞懂他們其實公文就不難了:


「主旨」,這份公文到底要做什麼


跟我們寫文章時要下標題一樣,只是主旨可以發揮的長度稍微多一點。

1. 為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。
2.「主旨」不分項,文字緊接段名冒號之下書寫。

 

「說明」,必須執行本公文的原因


 雖然有了目的,但是還是要說明一下為什麼我們需要執行這份公文。

1. 當案情必須就事實、來源或理由等,需要做詳細的敘述時,且無法於「主旨」內容納下,就可以用本段說明。本段段名,可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。
2. 如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫;如分項條列,應另列縮格書寫。



「辦法」,我們要如何達到這目標


單單只知道目的還不夠,有時候還是需要「細節」去做解釋或規範。

1. 向受文者提出具體的要求無法在「主旨」內簡述時,可用本段列舉。本段段名,會因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
2. 如果分項內容過於繁雜,或含有表格型態時,應編列為附件。




------------------------------------------------------------------------------ 公文用語


知道基本架構後,我們就要開始文謅謅的古文觀止。依據中華民國 93 年 12 月 1 日行政院函修正文書處理部分所記載,現行公文的用語共可分為十一類。以下就是我們要填進「主旨」、「說明」、「辦法」的片語,我們接著一一來了解:


「起首語」,決定公文的屬性


只要看公文起首的幾個字,資深的收文者很快就能閱讀這篇公文的目的性。

1. 一般發語詞:查、關於、按、茲查、謹查
2. 公佈法令:茲制(訂)定、茲修正、茲廢止
3. 任用人員:特任、特派、任命、派、茲派、茲聘


「稱謂」,用錯尷尬一輩子


公文內的稱謂是最基本禮貌之一,也是不能錯誤的部分

1. 有從屬關係:下對上稱「鈞」,上對下稱「貴」,自稱「本」
2. 無從屬關係:下對上稱「大」,上對下稱「貴」,自稱「本」
3. 對機關首長:「鈞長」
4. 機關對屬員:「台端」或以職稱替代
5. 機關對團體:全銜、簡銜、該 (公司)
6. 機關對人民:先生、女士、君
7. 行文數機關或單位:於文內同時提及,通稱「貴機關」、「貴單位」。


「引述語」,公文內容執行的依據性



在嚴謹的執行項目內,一定都會有命令的源頭。公文內也必須說明清楚,讓執行單位在上下溝通都能有共通的依據。

1. 引述公文:據 (上對下)、奉 (下對上)、准 (平行)
2. 引述完畢:已悉 (上對下)、奉悉 (上對下)、敬悉 (平行)
3. 復文:復 (上對下)、敬復 (下對上)、復 (平行)
4. 說明辦理依據:遵照 (上對下)、依照 & 根據 (下對上)、依照、根據 (平行)
5. 續函:諒達 & 計達 (上對下)、諒蒙 & 鈞察 (下對上)、諒達 & 計達 (平行)


「經辦語」,執行的中繼站


顧名思義就是目前的進度有經過哪些單位,在接續的執行單位能夠清楚。

1. 遵經、遵即 (上對下)
2. 業經、經已、均經、迭經、旋經 (下對上、平行)


「除外語」,除了......


當然就是屏除了什麼之外的一種設定,但如果有副本請盡量避免,減少不必要的失誤。

除⋯⋯ 外、除⋯⋯、暨⋯⋯外


「准駁語」,同意或是打槍就看這一行


公文內容的執行與否,都有一套文言文的說法。

1. 對申請案:
准許:應予照准、准予照辦、准予備查
駁回:未便照准、所請不准、不合規定、某項不合規定,其餘均合規定

2. 對屬員:
准許:如擬、可、照准
駁回:不宜、再議

3. 對平行單位:
准許:敬表同意、同意照辦
駁回:歉然同意、礙然同意


「請示語」,徵詢對方意見


在行文時,有時候是需要協請受文單位幫忙或詢問時,請示語就會派上用場,幾個常用的用法如下:

是否可行、是否有當、可否之處、可否、當否


「期望語」,也是禮貌用語不能錯


重要性等同「稱謂」,雖然算是一個禮貌性的收尾,但也是上行、平行、下行的公文區分。

1. 上行公文:請鑒核、請核示、請鑒察、請核備、請鑒察核備
2. 平行公文:請查照、請察照、請查照辦理、請查照見復、請查照辦理見復、請查照轉告、請查照備案、請查明見復
3. 下行公文:請查照、請查照轉告、請照辦、請辦理見復、請轉行照辦、請確實辦理


「抄送語」,副本文件的傳遞


由於公文有時候需要致送副本或抄件給其他單位,所以會有抄送一詞

1. 上行公文:抄陳
2. 平行公文:抄送
3. 下行公文:抄發


「附送語」,也是一種文件的傳遞


類似抄送語,公文有時候也需要致送文件及資料給其他單位

1. 上行公文:附陳、檢陳
2. 平行或下行公文:附、附送、檢附、檢送



「結束語」,終於可以幫公文畫上句點了


公文總算寫完了,大概就是這樣囉

1. 對總統:謹呈
2. 對上:謹陳、敬陳、右陳
3. 用於便箋及通知:此致、此上、此請


對於行銷人而言,本篇出發點大概是讓大家能先讀懂公文,發函的技巧確實需要一點時間磨練,希望以上對大家會有一些幫助!



『因為這世界很亂,所以我們需要公文來讓它亂中有序』



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