【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字

By 布蘭特大叔 - 星期二, 5月 18, 2021

How to convert PDF or pictures to text by Google Drive / 利用 Google 雲端硬碟將 PDF 和相片檔案轉換成文字


在製作專案報告或企劃時,都必須收集大量的資料內容,但要如何從紙本、圖檔、PDF 上擷取文字內容下來,這麻煩事經常困擾著大家。過去可能要仰賴 OCR 光學字元辨識 軟體來完成,但現在透過「Google 雲端硬碟」就能秒完成囉!


如何用 Google 雲端硬碟來轉換文字?

首先,把帶有文字的圖檔、PDF 上傳到你的 Google 雲端硬碟,大叔將自己網站內容 【MAC 幹大事】請問 Mac 要關機嗎? 一文的片段來做示範。 (有需要可以從這裡 下載)

【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字 - 可以透過擷取、翻拍,來準備需要轉換的文字內容
▲ 可以透過擷取、翻拍,來準備需要轉換的文字內容

接著,把上傳到 Google 雲端硬碟的圖檔、PDF 用「Google 文件」開啟,不消幾秒時間就能把它轉換為文字內容,全文的完整度大概是 95% 以上。

當然還是有些小缺失,像這張圖遺漏了一個特別的標點符號『,還有自動換行被轉換為半形空白。所以還是需要自行做一些校稿,才不會造成文字內容上的偏差!

【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字 - 將上傳的圖檔、PDF 用 Google 文件來開啟
▲ 將上傳的圖檔、PDF 用 Google 文件來開啟

【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字 - 只需幾秒鐘時間,檔案就能順利轉換成文字了
▲ 只需幾秒鐘時間,檔案就能順利轉換成文字了

同時在你的 Google 雲端硬碟資料夾裡,會產生出一個新的 Google 文件檔案,它跟圖檔、PDF 一樣使用相同的檔案名稱,文字內容就是儲存在這裡。

【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字 - 資料夾裡會多出一個新的 Google 文件檔
▲ 資料夾裡會多出一個新的 Google 文件檔


對於檔案格式的要求

大家可以多留意一下檔案內容,讓 Google 雲端硬碟提供最好的文字轉換的效果:

  • 檔案格式:支援 .JPEG、.PNG、.GIF 或 PDF (多頁文件) 檔案
  • 檔案大小:不應超過 2 MB
  • 圖檔解析度:文字高度至少必須達到 10 像素
  • 頁面方向:文件頁面方向必須正確,如果您的圖片方向錯誤,請先旋轉至正確方向
  • 語言:Google 雲端硬碟會自動偵測文件中使用的語言
  • 字型與字元集:使用常見字型 (例如 Arial 或 Times New Roman) 的轉換效果最佳
  • 圖片品質:光線平均、對比鮮明的清晰圖片,轉換效果最佳

Google 在 說明 裡,也有補充了一些轉換的盲點:

  • 粗體、斜體、字型大小、字型和分行等項目的設定值較可能保留
  • 項目清單、表格、分欄、註腳和章節附註可能偵測不到


經驗分享

對於常要擷取資料的人來說,肯定會愛死 Google 雲端硬碟這個「轉換文字」的功能,最後也分享一些個人使用經驗:

1 - 避免圖中有圖

Google 的光學字元辨識技術已經相當成熟,但建議要做轉換的圖檔不要再包含其他參考圖片,避免它自動把所有內容都轉換成文字,反而造成我們使用時的困擾。

2 - 手機、平板無法轉換

需要特別注意一下,在手機、平板上雖然也能使用 Google 雲端硬碟,但目前僅支援在電腦上將 PDF 及圖片檔案轉換為文字。

【辦公室雜技】收集資料超實用,PDF 和相片檔案都能秒轉成文字 - 快來試用一下 Google 雲端硬碟的「文字轉換」功能吧!
▲ 快來試用一下 Google 雲端硬碟的「文字轉換」功能吧!



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